Teknolojinin gelişmesiyle birlikte ve buna paralel olarak finansal işlemlerin dijitalleşmesiyle insanlar gün geçtikçe daha pratik kullanımlara yönelmektedir. Pratik olmanın yanı sıra çevre dostu çözümleri tercih etmektedir. Bu çözümlerden biri olan e fatura, kâğıt faturanın zorluklarından olan hazırlama, paketleme, kargo işlemleri ve saklama gibi süreçleri içermeden ve büyük bir zaman harcamadan sunulmaktadır. Bu süreçlere ek olarak e fatura, kâğıt faturanın kullanımıyla ortaya çıkan kâğıt ve mürekkep gibi maliyetlerin ortaya çıkmasını engellemektedir.
2010 yılında Gelir İdaresi Başkanlığı’nın yayınladığı 397. sıra numaralı Veri Usul Kanunuyla uygulamada yer alan e-fatura satıcı ve alıcı arasındaki iletişimin merkezi bir konum üzerindeki bir platform aracılığıyla oluşturulmasına imkân tanıyan elektronik bir belge olarak tanımlanabilir. Genel bir ifadeyle baktığımızda dijital ortamda kesilen faturalar e fatura olarak adlandırılmaktadır. Temel olarak kâğıt fatura ile aynı özellikleri içermekle birlikte elektronik ortamda hazırlanarak ilgili kişilere gönderilmektedir. Dolayısıyla satılan ürün miktarı ve türünün fiyatı ve toplam maliyeti neyse satıcı tarafından düzenlenmekte ve karşı tarafa dijital ortamda verilmektedir. Bu noktada özellikle altı çizilmesi gereken nokta, e faturanın yeni bir belge türü olmanın aksine tıpkı kâğıt faturada olduğu gibi aynı hukuki niteliklerin bulunmasıdır.
Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yönetilen e fatura uygulamasında hedeflenen tek bir format üzerinden satıcı ve alıcı arasında güvenli bir sistem oluşturmaya çalışmaktır. Bu sistem içerisinde zaman ve maliyet tasarrufu sağlamak için de çaba sarf edilmektedir.
e faturayla birlikte kısa bir süre içerisinde faturalar düzenlenmekte ve müşteriye iletilmektedir. Ortaya çıkabilecek herhangi bir aksaklık anlık olarak engellenebilmektedir. Bu aksaklıklardan ortaya çıkan gecikmeler de ayrıca önlenmiş olmaktadır. Tahsilatlar hızlı bir biçimde gerçekleşmekte ve nakit akışı da oldukça iyi bir şekilde yönetilmektedir. Kanunen belirtilen süre boyunca saklanması gerekli olan faturalara elektronik ortamda yer verilmektedir.
e fatura uygulamasının kullanılabilmesi için ilk adımda Mali Mühür ya da Elektronik İmzaya gereklilik duyulmaktadır. Bunların ardından e-Fatura canlı ortam başvuru formu doldurulmalı ve Gelir İdaresi Başkanlığı’na başvuru yapılması gerekmektedir. Başvurunun onaylanmasıyla birlikte daha sonra e fatura aktivasyonu geçekleştirilmektedir. Bu adımın ardından artık e fatura kesilebilmektedir.
e fatura Başvurusu Nasıl Yapılır?
e fatura programına başvuru yapmanın ilk adımı, Gelir İdaresi Başkanlığı e fatura portal sistemine kayıt işlemlerini yaptırmaktır. Bununla birlikte e fatura aktivasyon adımlarını tamamlamak gerekmektedir.
– Gelir İdaresi Başkanlığı sisteminden giriş yaparak, belirlenen alanlar işaretlenmeli ve ardından e fatura oluşturulmalıdır. Bu sistem üzerinden kesilen faturalar sistemde 6 aylık bir süre boyunca saklanmaktadır. e fatura kesme yöntemlerinden bu yolu tercih etmek çoğunlukla küçük işletmeler tarafından yapılmaktadır.
– Başka bir yöntem de entegrasyon yöntemidir. Bazı firmalar e fatura hizmetlerini kendisi tarafından geliştirdiği uygulama ve yazılımlarla gerçekleştirmeyi tercih etmektedir. Bu noktada kendi e fatura yazılımlarını kullanmayı isteyen işletmelerin Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan kabul almaları gerekmektedir. Ancak bu yöntem maliyet ve iş yükü açısından oldukça ağırdır.
– e fatura sürecini Gelir İdaresi Başkanlığı sistemi üzerinden sürdürmek yerine GİB Onaylı özel entegratörlerle bu süreç gerçekleştirilebilir. Bu yöntem genel olarak çok sayıda fatura kesen işletmeler için oldukça önemlidir. Çünkü bu yolla işletmeler, bir taraftan sınırsız e fatura kesebilmekte ve kesilen faturalar 10 yıllık bir süre boyunca muhafaza edilebilmektedir.
– e fatura başvurusu yapacak olan şahıs şirketi sahiplerinin başvurularında ise e-imza yer almalıdır. Aktivasyon için gereken teknik ayrıntılar tamamlanmalı ve daha sonra e fatura sistemi için gerekli olan işletim sisteminin uygunluğu kontrol edilmelidir. Bu adımların ardından da kişinin tarafına gönderilen yönerge dikkatli bir biçimde uygulanmalıdır.
– Tüzel kişiler e fatura başvurusu yaparken Kamu Sertifikasyon Merkezinden (https://mportal.kamusm.gov.tr/bp/edf.go adresinden başvurulabilir) mali mühür temin etmelidir.
– Mali mühür alabilmek için gerekli formun doldurulması gerekmektedir. Bunun ardından belirlenen ücretin ödenmesi gerekmektedir. Başvurunun tamamlanmasının ardından mali mühür 3-4 gün içerisinde ulaştırılmaktadır. Mali mühür gönderildikten sonra e faturaya geçiş işlemi gerçekleşmiş olmaktadır.
e-Faturanın Sağlayacağı Faydalar
– e fatura kullanımı kağıt tüketiminde oluşan artışın aksine bunu azaltmakta ve bu tercih insanların çevreci bir seçeneğe yöneldiğini göstermektedir.
– e faturayla birlikte faturaların kaybolması engellenmekte ve fiziksel anlamda oluşabilecek bir hasarın önüne geçilmektedir.
– Faturaların oluşturulması ve gönderilmesi en kısa zamanda gerçekleştiği için iş veriminde de buna paralel olarak artış olmaktadır. Bunun yanı sıra kanunen belirlenen süre boyunca istediğiniz zaman ulaşabileceğiniz şekilde faturalar saklanmaktadır.
– e fatura tahsilat süreçlerini hızlandırmakta ve işlemlerin daha pratik bir biçimde gerçekleşmesini sağlamaktadır.
– e faturayla birlikte kağıt faturaya kıyasla, hazırlanma ve gönderilme sürecinde manuel işlemlerle oluşabilecek hatalar önlenmiş olmaktadır.
– e fatura iş ve elektrik gücünde de büyük bir tasarruf gerçekleştirmektedir. Fatura basımında yer alan makinelerin harcadığı elektrikte de bir azalma söz konusu olmaktadır.
